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Kansas State Veterinary Diagnostic Laboratory

Envío de muestras

Instrucciones para la prueba de FAVN (fluorescencia de neutralización del anticuerpo del virus) - Versión para imprimir

FAVN REPORT FORM– el formulario de FAVN

Usted es responsable de anotar la información en el formulario “FAVN REPORT FORM”, con el entendimiento de que la información escrita será usada por los Oficiales de Aduanas. Un formulario completo es requerido por cada muestra enviada. Los resultados de la titulación de anticuerpos de rabia son reflejados en una etiqueta adhesiva, la cual será aplicada a una copia del formulario – este reporte es el documento de viaje “oficial” para las mascotas, también conocido como el Certificado de FAVN. Los resultados son reportados en Unidades Internacionales por mililitro (IU/mL). Una titulación mayor o igual a 0,50 IU/mL (“0.50 IU/mL” en inglés) es requerido para mascotas que van a viajar a las regiones libres de la rabia. 

Como llenar el formulario de FAVN:

Por favor llenar el formulario FAVN REPORT FORM en línea e imprimir. Llenando el formulario así permite que sea legible y que quepa la dirección y otra información en el espacio proporcionado. Si lo llena a mano, la información tiene que ser legible en tinta negra. Si se encuentra un error en la etiqueta adhesiva del resultado, y el laboratorio llega a confirmar que se hizo un error en la interpretación de la escritura, la clínica remitente tendrá que pagar por una nueva impresión del reporte de FAVN.

Importante detalles sobre el formulario de FAVN: 

Destino del animal que se exporta/ Destination of animal being exported: Anotar el destino de viaje de su mascota (nombre del país), en esta forma el laboratorio puede determinar donde enviar el resultado original. Algunos países requieren que el reporte sea enviado directamente a la autoridad respectiva. Para información adicional, vea “Donde se Envía el Certificado de FAVN.” 

Clínica (o particular)/ Submitting Clinic: El nombre de la clínica remitente. Este nombre aparecerá como el destinatario en el sobre, o sea la primera línea en la dirección donde mandaremos el Certificado de FAVN. Se puede usar el nombre de un particular que trabaja en la clínica en vez del nombre actual de la clínica, si funciona mejor para recibir el correo convencional. Use siempre el mismo nombre cuando nos manda sus formularios, ya que se usara para identificar la cuenta de la clínica cuando nos llega la muestra.

Dirección postal/ Mailing Address: Dirección postal de la clínica remitente, ya que el Certificado de FAVN usualmente se envía a la clínica remitente. Sin importar donde se enviara el Certificado, la dirección postal y los datos de contactos (correos electrónicos, no. de teléfonos, etc.) escritos en el formulario deben pertenecer solamente a la clínica remitente, ya que esta información se usa también para registrar la muestra a la cuenta de la clínica. 

Recomendaciones: Para las clínicas remitentes - Si van a depender del correo convencional para recibir el Certificado, use la dirección que funciona mejor para recibir el sobre. Dependiendo del lugar, la/el casa/apartamento de un particular que trabaja en la clínica, o un apartado postal puede funcionar mejor que la dirección física donde está ubicada la empresa. Favor no mezclar la dirección física de la clínica y la dirección de un apartado postal juntos en el formulario. Si van a usar un apartado postal, escriba los números del apartado solamente en el espacio reservado para la Calle (Street Address)

  • Las clínicas que usan el servicio de mensajería tienen más éxito para recibir el sobre a su dirección física. Vea Métodos de Envíos del Certificado de FAVN (el reporte con la etiqueta) abajo para más información.
  • Si no existe un “código postal/ zipcode” en la dirección, deje este espacio vacío. 

Nombre del animal/ Animal Name: La ortografía tiene que coincidir con la etiqueta en el tubo.

Fecha de extracción de suero/ Serum Draw Date: Use el siguiente formato mes/día/año. Se recomienda un periodo de espera de 21 a 30 días entre la vacunación y la extracción del suero, para obtener una respuesta optima de anticuerpos. Siempre verifique los requisitos necesarios por el país de destino, ya que algunos países requieren un periodo más largo de espera antes de la extracción del suero.

Firma del veterinario/ Signature of Veterinarian: El/La veterinario/a deberá firmar el formulario una vez que esté completo antes de enviarlo. Se recomienda que el propietario de la mascota revise el formulario. Si hay alguna pregunta con respecto al formulario/la muestra enviado, el laboratorio se comunicará directamente con la clínica remitente vía fax, correo electrónico, o teléfono. Por favor asegurarse que esta información sea incluida en el formulario. Debido a regulaciones estrictas, nuestro personal no puede hacer cambios o agregar información al formulario enviado. Asegúrense de que toda la información es correcta antes de firmar. Atención: Muchos problemas costosos pueden ser evitados revisando la información.

Requisitos para el Espécimen

1-2 mL de suero sin anticoagulantesu aditivos. Centrifugue y separe el suero del coágulo, y verter el suero en un tubo de 5.0 mL. La muestra deberá ser relativamente clara porque las muestras que son muy lipémicas y/o hemolizadas no son aptas para analizar. El tubo que contiene la muestra deberá ser marcada con el número de microchip de identificación de la mascota sin importar si es el único tubo dentro del paquete. Asegurase de que la tapa del tubo está sellada para prevenir derramiento y que la etiqueta está bien pegada al tubo para evitar que durante la transportación se separe, se borre o sea ilegible. 

Tiempo de Procesamiento

Por favor verificar en nuestra página de internet el tiempo de entrega de las pruebas, ya que está sujeta a cambios. Si necesita los resultados en menos de 3 semanas ofrecemos el servicio EXPEDITE (agilizar el análisis) para tener los resultados en dos semanas o menos. Tiene un costo adicional que se paga antes de enviar la muestra. Tómense en cuenta de que a veces los paquetes con sus muestras pueden retrasar en la aduana antes de llegar al laboratorio. Vaya a Métodos de Pago y Política de Facturación abajo.

Envío de la Muestra

Colocar en el paquete lo siguiente:

  • El tubo que contiene la muestra dentro de una bolsa plástica con material absorbente y suficiente protección para que no se quiebre. Puede incluir en el mismo paquete más de una muestra de diferentes animales.
  • El formulario “FAVN REPORT FORM” grapado con los recibos de pagos hecho de antemano (para los servicios opcionales de mensajería o EXPEDITE) dentro de una bolsa plástica sellada para protección contra humedad.
  • Paquetes de gel pre-congeladas para mantener la muestra fría durante la transportación.
  • Sólo clínicas internacionales: Copia del formulario “FAVN REPORT FORM” debería ser colocada en la parte de afuera del paquete para uso de los Agentes de Aduana, la cual puede ser retenida por los agentes, con el formulario Original dentro del paquete.

Se recomienda el uso de un envío de mensajería rápida. Los cargos de envío de los paquetes son la responsabilidad del cliente; no aceptamos paquetes “bill to recipient” (que implica que el envío será cargado al Laboratorio de Rabia de la Universidad Estatal de Kansas). Por favor contactar la compañía de envío para requisitos adicionales.

Aceptamos paquetes durante nuestro horario, de Lunes a Viernes, 8:00 a.m. a 5:00 p.m. Enviar muestras a la siguiente dirección:

The Rabies Laboratory
Kansas State University
2005 Research Park Circle
Manhattan, KS 66502
U.S.A

Las muestras pueden ser refrigeradas hasta por una (1) semana antes de ser enviadas al laboratorio. El laboratorio no rastrea las muestras enviadas. Por favor, rastrea su paquete para indagar si hemos recibido sus muestras. Puede comprobar el estado de la muestra utilizando el FAVN Microchip Status Search en el siguiente enlace: www.ksvdl.org/rabies-laboratory/

Donde se Envía el Reporte de FAVN

Copias del reporte oficial serán automáticamente enviadas por correo electrónico a la clínica remitente. Los propietarios de las mascotas tendrán que obtener los resultados directamente del Doctor(a) Veterinario. 

El Certificado de FAVN (el reporte con la etiqueta del resultado) es enviado directamente a las respectivas autoridades de los siguientes países: Hawái, Guam y las Islas del Caribe (Antigua, Barbados, Islas Vírgenes Británicas, Fiji, Islas Caimán, Nevis, St. Kitts, Islas Turcas y Caicos, Dominica, Bahamas, San Vicente, Santa Lucía). Por lo tanto, la clínica remitente recibirá solamente una copia del reporte vía email.

Si no hay autorización previa, el Certificado de FAVN para todos otros destinos será enviado solamente a la dirección postal de la clínica remitente, sin importar quien haya pagado por la prueba o el envío. Si la clínica remitente desea que el certificado sea enviado a otro destino, como al propietario, debe grapar una autorización al formulario “FAVN REPORT FORM” dentro del paquete. Incluye la nueva dirección postal, el destinatario (particular) y el número de teléfono del destinatario (recomendamos que verifique que esta autorización llegó al laboratorio). 

Métodos de Envíos del Certificado de FAVN (el reporte con la etiqueta)

1)      El método básico de envío es vía el correo convencional (aéreo para países internacionales), por lo cual no hay cargos adicionales. Sin embargo, no será posible rastrear el sobre que contiene los certificados ni predecir con exactitud cuándo arribarán a su destino. Este método dependerá de los correos nacionales de su país para la entrega. Atención: Solamente el nombre que aparece en el espacio para la clínica remitente en el formulario “FAVN REPORT FORM” aparecerá como destinatario en la dirección (el nombre escrito en el espacio para el veterinario no aparecerá). Asegúrense de que el nombre en este espacio (la clínica remitente) funciona como destinatario.

2)     El servicio de mensajería (en vez del correo convencional) es sumamente recomendado para las clínicas que están localizadas donde los correos convencionales son lentos y/o pocos fiables. Este servicio le permite recibir el resultado original más rápido y rastrear el sobre con un número de guía o rastreo durante la transportación. El servicio de mensajería no es necesario si el destino es una isla a donde enviaremos automáticamente el certificado. Si el costo del servicio de mensajería es un problema, la clínica puede ofrecerlo al propietario de la mascota, con el entendimiento de que si no llega el certificado por el correo convencional, y lo necesitan de urgencia, la reimpresión de un nuevo Certificado de FAVN resultara en cargos adicionales.

Métodos de Pago  y Política de Facturación

El nombre de la clínica remitente listada en el formulario “FAVN REPORT FORM” es considerado nuestro cliente, no el propietario de la mascota. Por favor ver Contabilidad y Facturación para más detalles sobre las regulaciones y otros métodos de pago. Precios están sujetos a cambio; por favor asegurarse de que el costo de la prueba sea actual. El método de pago más conveniente es haciéndolo en línea: www.vet.ksu.edu/rabies

  • Presionar el botón "Pay Now – Pagar ahora”.
  • Presionar el botón “Pay Now Online – Pago en linea”.
  • Para hacer el pago de la prueba FAVN escoger “Pagos”. Si necesita el servicio especial de EXPEDITE póngase en contacto con el laboratorio para el precio actual. Puede escribir el total del pago de sus pruebas y de los servicios especiales juntos, y escribir en la descripción del cargo “FAVN Test + EXPEDITE”. Engrapar el recibo de su pago al formulario “FAVN REPORT FORM”.
  • Para el servicio de mensajería internacional, escoge la última opción que dice "FedEx (Entrega de Resultados)". Engrapar el recibo de su pago al formulario “FAVN REPORT FORM” y ponerlo en el paquete con la muestra. Atención: Más de un Certificado puede ser enviado en el mismo sobre de mensajería, si recibimos las muestras juntas. En el caso de que una muestra tiene el servicio EXPEDITE y las otras no, seria dos envíos separados. Por favor anotar todos los números de microchips de las mascotas que van en el mismo sobre cuando hace el pago de mensajería.No se puede garantizar ni el servicio de mensajería ni el servicio EXPEDITE cuando el pago se hace después de que hemos recibido las muestras.

Por favor, póngase en contacto con la oficina de Contabilidad y Finanzas si tiene algún inconveniente haciendo el pago en nuestro sitio web:

Accounts and Billing:(866) 884-3867
Fax: (785) 532-3502 
Email: 
vdlbusiness@vet.k-state.edu

Cancelación

La prueba de FAVN solamente puede ser cancelada por escrito, la autorización tiene que venir de la Clínica Remitente/Doctor Veterinario(a). La autorización por escrito deberá ser recibida antes de que empiece el análisis de la prueba, de otra forma el costo de la prueba será facturada. Enviar vía fax u email la autorización al laboratorio: 

Fax: (785) 532-4522      Email: rabies@vet.k-state.edu